Franciaországon belül a találkozók továbbra is nagyon népszerűek a menedzserek körében. 16 év: ez az az idő, amit a vezetők azzal töltenek, hogy megbeszéléseket szervezzenek csapataikkal. Némelyikük általában nem hasznos néhány visszatérő hiba miatt. Ennek orvoslására álljon itt egy lista hét olyan hibából, amelyet el kell kerülni, ha nem szeretné, hogy megbeszélései katasztrófává váljanak.
Az Opinionway által a Human Footprint megbízásából 2017-ben végzett felmérés szerint „Az alkalmazottak átlagosan több mint 2 megbeszélésen vesznek részt hetente, összesen 4,5 óra kumulatív időtartamban, azaz évente 3 hetet. . Mindazonáltal alig felük (52%) tekinthető produktívnak. Súlyos ítélet, ami valószínűleg annak tudható be, hogy ezeken a megbeszéléseken nincs mindig egyértelműen meghatározott napirend (23%), és hogy a munkavállalók nincsenek mindig meggyőződve jelenlétük szükségességéről (15%). Az alkalmazottak alig több mint egyharmada érzi azonban felhatalmazást, hogy ne vegyen részt egy olyan értekezleten, amelyre meghívják. A munkavállalók közel fele (44%) valóban viszi számítógépét vagy okostelefonját az értekezletekre olyan okok miatt, amelyek nem mindig kapcsolódnak a beszélgetések tartalmához: tanácsadás (57%) vagy e-mailek küldése (43%), de a fájlokon is dolgozik ( 40%).
A távmunka keretében megszaporodtak a Zoom találkozói, ezért nagyon fontos, hogy alaposan átgondoljuk azok relevanciáját.
1- Helyezze el a kötési ütemterveket
Természetesen a megbeszélések ütemezését a rendelkezésre állásod figyelembevételével állítod be, de itt van a túl gyakran elkövetett hiba: csütörtökön 18:30-kor, egy nehéz munkanap után az alkalmazottaknak folytatniuk kell magánéletüket, valamint a rá háruló felelősségeket. Ez egy nagyon rossz ötlet. Az alkalmazottaknak ebben az esetben egyetlen vágyuk lenne: hogy a megbeszélés a lehető leggyorsabban véget érjen, és ne legyen többé ott a koncentrációjuk. Ezt a megfigyelést orvosolja úgy, hogy a találkozókat olyan időpontokra rendezze, amikor figyelmük nagyobb lesz, azaz 18 óra előtt
Adjon elsőbbséget a hétfő délelőttnek, az alkalmazottak pihenhetnek, és feltöltődve térnek vissza az irodába, készen arra, hogy meghallgassák Önt, és megosszák Önnel ötleteiket.
2- Hagyja, hogy az okostelefonok átvegyék az irányítást
Ön arra törekszik, hogy megszervezze az évszázad találkozóját, amely lehetővé teszi Ön és munkatársai számára, hogy kitűzzék céljaikat. Hatékony eszköz marad arra is, hogy megnyugtasson egyeseket a félelmeikről, miközben figyelembe veszi mindenki véleményét és véleményét. Ezért olyan feltételeket szeretne kialakítani, amelyek elősegítik a cég fejlődését, hogy végre egy parazita bosszantsa meg Önt a találkozások során: a mobiltelefonok. Utóbbiak nem mulasztják el, hogy sms-ekkel vagy e-mailekkel zaklatják munkatársaidat, sőt néha netezésre hívják őket, ahelyett, hogy hallgatnának rád… Röviden: igazi megpróbáltatás. Ha kétségbeesetten vezeti az értekezletet, amikor azt látja, hogy munkatársai az okostelefonjukra vannak ragasztva, az gyorsan demotivál, és több mint bosszantó lehet. Vegye kézbe a dolgokat, és tegyen egy dobozt a tárgyalóterem bejáratához, amelyben az alkalmazottaknak feltétlenül el kell hagyniuk telefonjukat. Egy ötletes rendszer, amely lehetővé teszi, hogy elkerülje az ilyen jellegű kellemetlenségeket.
3- Ne vegye be előre
A jó találkozó olyan találkozó, amely nem húzódik órákig! Sajnos ez még mindig túlságosan általános tendencia. És ha túl sokáig tart, az alkalmazottak koncentrációs erőfeszítése fokozatosan csökken, és a megbeszélésnek már nincs értelme. Időt takaríthat meg, ha előzetesen elküldi a témákat e-mailben, hogy mindenki minél tájékozottabban és felkészültebben jöhessen el a találkozóra.
4- Az okokat részesítse előnyben a megoldásokkal szemben
Hiba történt, és érezhető a következménye. Az egyik gyakorlat, amelyet folyamatosan kerülnie kell ebben a tekintetben, hogy az okokat előnyben részesíti a megoldásokkal szemben. Még ha a probléma forrásának ismerete hasznos is ahhoz, hogy ne reprodukálhassuk, egy értekezlet közepén történő szétterítése nem a legmegfelelőbb megoldás. Munkatársaid hajlamosak lesznek egymást hibáztatni, és a találkozó vitában kezdődik, nem feltétlenül építő jellegű. Ennek a konzultációs időnek azonban alapvetően és elsődlegesen a probléma megoldására bevezethető megoldásokkal kell foglalkoznia, nem pedig annak forrásaival.
5- Vedd át a tanár szerepét
Ne keverje össze az értekezletet az iskolai órával, hajlamos arra, hogy szidja alkalmazottait a kis beszélgetéseik miatt. Egy egyszerű „leállítás a megbeszélésekről” kényelmetlenné teheti őket, vagy szükségtelen feszültséget kelthet. Ezek a megbeszélések nem feltétlenül a személyes életükhöz kapcsolódnak, de néha az Ön megbeszéléseihez kapcsolódnak, és ezek ilyen módon történő leállítása akadályozhatja az alkalmazottakat ötletük kidolgozásában. A találkozó elején emlékeztesse őket arra, hogy az utóbbival kapcsolatos észrevételeket jó megosztani. Ha szaporodnak a viták, menj közelebb hozzájuk, hogy felhívd rájuk a figyelmet. Az alkalmazottak ezután maguktól abbahagyják a fecsegést, anélkül, hogy bármit is mondana.
6- Nem köt hatékonyan
A találkozót a híres mondattal fejezi be: „Mindenkinek jó, van valakinek kérdése?” de előtte kérdezd meg magadtól, hogy kielégítő következtetést vontál-e le. Valóban világosak a céljai és küldetései? Ne hagyd magad mögött kétkedő arcokat, mert ez a legjobb módja annak, hogy később hibázz. A megbeszélés vége döntő pillanat az Ön számára, hogy összefoglalja mindenki céljait és feladatait, hogy csapata világosan tudja a követendő irányt. Ha a döntéshozatal nem történt meg, akkor elképzelhető, hogy lemaradt a következtetésről, és az értekezlet haszontalan lehetett.
7- A felszerelés elhanyagolása
A találkozóra összpontosít, és sajnos elfelejti a felszerelését. Elkerülendő hiba! Továbbra is elengedhetetlen, hogy a megbeszélés előtt megbizonyosodjon arról, hogy berendezése megfelelően működik. Fennáll a kockázata annak, hogy esetleges technikai problémákkal kell megküzdenie, ami késlelteti Önt és befolyásolja a megbeszélés zavartalan lebonyolítását. Ezzel szemben a PowerPoint elrendezésekor ügyeljen arra, hogy ne terhelje túl: ha több mint 50 diát és rengeteg szöveget tartalmaz mindegyiken, az munkatársai gyorsan kieshetnek, akik többé nem akarják majd elolvasni őket. Legyen világos és tömör, mind a beszédében, mind a PowerPointjában, és foglalja magában azokat a lényeges gondolatokat, amelyeket szóban fog kidolgozni.
Most már minden kártya a kezében van, hogy megtartsa a teljesítmény és a hatékonyság szinonimáját jelentő találkozót.
