A társadalmi távolság fenntartása érdekében világunk szinte teljesen virtuálissá vált – ami nem feltétlenül rossz. A technológia csodákat művelt velünk a múltban (gondoljunk csak bele: Google Maps, Netflix, Facebook Messenger), és a munka világának fejlődésével továbbra is ezt teheti.
Ezt saját tapasztalatból tudom: teljesen digitális folyamatban toboroztak és vettek fel jelenlegi munkámra. Valójában áprilisban, a járvány tetőpontján kezdtem el dolgozni ebben a pozícióban!
Megmondom őszintén: az első néhány hét egy kicsit trükkös volt. Most azonban, hogy néhány hónapja a cégemnél vagyok, átgondolhatom a kezdeti nehézségeimet, hogy megértsem, hogyan és miért volt nehéz, amikor nem kellett. Egy olyan személy szemszögéből, aki már átesett ezen, ezeket a tippeket ajánlom, amelyek segítenek a toborzóknak és a HR-szakembereknek optimalizálni a virtuális toborzást és a belépést.
Legyen átlátható és engedékeny
A COVID-19 sok embert munkanélkülivé sodort, ami azt jelenti, hogy a nyitott állásokat ma elárasztják a jelentkezések. Ez viszont azt jelenti, hogy az átlagos szűrési folyamat sokkal hosszabb időt vesz igénybe, mivel a toborzóknak több száz vagy több ezer önéletrajzot kell átválogatniuk, hogy megtalálják a megfelelőt.
Mindannyian tisztában vagyunk ezzel a helyzettel, ezért a toborzóknak nem szabad visszariadniuk attól, hogy őszinték legyenek jelöltjeikkel. Legyen előre a vállalata által keresett személyiségjegyekkel és készségekkel, valamint a pozícióval járó felelősségekkel és a vállalat várható jövőjével kapcsolatban. Ez segít a jelölteknek abban, hogy jobban be tudjanak választani a jelentkezési folyamatba, vagy kilépjenek abból, attól függően, hogy mennyire felelnek meg a számlának.
Ezenkívül legyen őszinte a beérkezett jelentkezések számával és a tisztességes felvételi döntések meghozatalával kapcsolatban. A jelöltek értékelni fogják a figyelmet. Az átláthatóság nemcsak a jelentkezők iránti valódi törődést közvetíti, hanem megerősíti a jelölt tapasztalatait is, ezzel is erősítve munkáltatói márkáját. Még azok a jelöltek is, akiket vissza kell utasítanod, a vállalkozásod mellett fognak állni, ha jól bánsz velük.
Az engedékenység ugyanolyan fontos, mint az átláthatóság. A teljesen virtuális munkaerő-felvétel sokunk számára újdonság, és a globális világjárvány túlélése miatti stressz csak tovább bonyolítja a dolgokat. Ha valaki nem teljesít tökéletesen a telefonon, vagy több órába telik a visszahívása, légy megértő. Mindenkinek nagy dolog van jelen pillanatban. Amikor toboroz, próbáljon emlékezni arra, hogy mindannyian emberek vagyunk. Bízz az ösztöneidben (persze legyünk tárgyilagosak is).
Használjon videót, hogy a jelöltek ragyogjanak
Amikor pályáztam az állásomra, attól tartottam, hogy nem fogom megadni a napszakot, mert az önéletrajzom nem igazán tűnt ki. A jelentkezési folyamat során azonban egy érdekes dologgal találkoztam: az üres szövegdobozok mellett videointerjúk kérései voltak.
Ez remek hírnek bizonyult: Mivel szöveg helyett videón keresztül tudtam válaszolni a szűrőkérdésekre, arcot adhattam a nevemnek, és a lehető legjobb fényben mutatkozhattam be.
Mi, emberek jobban kapcsolódunk egymáshoz, ha vizuális segédeszközökkel és vizuális jelzésekkel rendelkezünk. A videóinterjúk megvalósítása a virtuális felvételi folyamatban tisztességes esélyt ad a jelölteknek a ragyogásra – emellett segít Önnek és toborzóinak jobban felmérni a jelentkezők puha készségeit.
Világosan fogalmazza meg elvárásait
A felvételi folyamat során – és különösen az ajánlattételi szakaszban – fontos egyértelműen megfogalmazni az új alkalmazottak felelősségével és a szállítási normákkal kapcsolatos elvárásait. Személy szerint a legnagyobb nehézség, amellyel az első hetemben szembesültem, az volt, hogy nagyjából tudtam, mit kell tennem, de nem egészen tudtam, hogyan kell csinálni.
író vagyok. Miközben az első blogbejegyzésemet terveztem a cégnek, nem voltam biztos abban, hogyan kezdjem el, vagy hogy mit vár el a cégem az írásomban. Hogy még bonyolultabb legyen a helyzet, nem tudtam, hova forduljak segítségért, mert nem igazán ismertem egyik csapattársam sem (erről lentebb).
Nehéz lehet új alkalmazott helyébe bújni, ha már egy ideje a cégnél dolgozik. Ön már ismeri cége szabványait, elvárásait és kultúráját – az új alkalmazottja azonban nem. Ezért fontos szánni egy kis időt arra, hogy mindent világosan megfogalmazzon. Még ha az információ nyilvánvalónak tűnik is az Ön számára, az új alkalmazottjának valószínűleg fogalma sincs.
Az egyértelmű elvárások megfogalmazása különösen fontos távoli környezetben, mivel a virtuális munka nagyrészt lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy maguk diktálják be ütemezésüket. Bár ez több szempontból is előnyös, egy új alkalmazott életét is nagyon megnehezítheti. Előfordulhat, hogy az emberek nem állnak rendelkezésre, amikor segítségre van szükségük, és az ember nem tud egyszerűen a menedzsere asztalához sétálni tisztázni, amikor otthon dolgozik. A szükséges információk idő előtti közlésével sok ilyen ütemezési problémát elkerülhet, de az is jó ötlet, ha minden nap világos időpontokat állít be, amikor a csapat minden tagja egyszerre lesz online és aktív. Ez lehetővé teszi az új alkalmazott számára, hogy szükség esetén azonnal kapcsolatba léphessen kollégáival.
Tervezzen meg egy csapattalálkozót az új alkalmazott első napján
A távolról történő felvétel és beépítés legfélelmetesebb része az, ha egy névlistát lát a vállalat intraneten, és fogalma sincs, kik ők vagy milyenek – különösen, ha az Ön osztályán dolgoznak. A HR felelőssége, hogy gondoskodjon az alkalmazottak jólétéről, ezért fontolja meg, hogy az első napon találkozót ütemezzen be az új alkalmazott és csapattársai között. Így az új munkatárs kényelmes környezetben találkozhat mindenkivel, megismerheti kollégáit, és szívesen érzi magát a csapatban.
Használjon bevezető szoftvert
A jó bevezető szoftver hasznos a nem távoli beépítésnél, de jelentőségét növelte a távmunkára való átállás. Többé nem hívhat meg új alkalmazottat az irodába, hogy gyorsan kitöltsen néhány papírt, és az alternatív nyomtatási, aláírási, szkennelési és küldési folyamat időigényes.
A bevezető szoftverrel ehelyett digitalizálhatja a folyamatot. Ez nemcsak megkönnyíti az új alkalmazottak számára a szükséges dokumentumok kitöltését, hanem csökkenti az emberi hibák és a dokumentáció elvesztésének kockázatát is. Mindent az interneten tárolunk, így semmi sem veszhet el a levélben.
Időt takaríthat meg a HR-es és adminisztratív személyzete számára is, ha szabványosított bevezető csomagokat hoz létre, amelyek tartalmazzák az összes oktatóvideót, űrlapot és elvárásokat, amelyekre a jelölteknek szükségük van ahhoz, hogy hozzászokjanak. Nyomon követheti, hogy ki írta alá (vagy ki nem) írta alá digitális űrlapjait vagy végzett digitális képzéseket, ami lehetővé teszi a HR-nek, hogy könnyedén megbizonyosodjon arról, hogy minden alkalmazott naprakész a vonatkozó szabályokkal és előírásokkal kapcsolatban.
Ha jelöltként beszélek, azt mondhatom, hogy a bevezető szoftver jelentősen megkönnyítette az életemet. Másodpercekkel azután, hogy a mostani főnököm felhívott, hogy megkaptam az állást, megkaptam a bevezető csomagomat, amely tartalmazza a szerződésemet, a szerepkör vázlatát és a pénzügyi nyomtatványokat. Perceken belül digitálisan elfogadtam az ajánlatot – mindezt úgy, hogy az ágyban ülve simogattam a macskámat.
Jelentkezzen be rendszeresen
Nehéz lehet úgy érezni, hogy teljes mértékben a csapat tagja vagy, ha teljesen távolról dolgozol. Az új alkalmazottaknak valószínűleg meg kell bizonyosodniuk arról, hogy hozzátartoznak – nem is beszélve némi segítségről és támogatásról, miközben megtanulják a vállalati folyamatokat és eljárásokat –, ezért ügyeljen arra, hogy a munkavállaló munkája során eltöltött első hetekben vagy hónapokban rendszeres bejelentkezéseket ütemezzen be.
Ha a tapasztalataim megtanítottak valamit, az az, hogy az új alkalmazottak meg akarják mutatni, hogy képesek függetlenek lenni, és ijesztő segítséget kérni, ha távoli környezetben dolgozik. Ha még nem találkoztál a csapattársaiddal, olyan érzés lehet, mintha egy teljesen idegentől kérnél segítséget! Csökkentse új alkalmazottaira nehezedő nyomást a bejelentkezések proaktív ütemezésével.
