Ha egy forgatókönyvet zavar okoz, az adatok tisztázhatják azt. Az adatok az a hely, ahol meg kell nézni, van-e elmesélendő történet, azonosítandó minta vagy elismerendő hiányosság. Felbecsülhetetlen értékű forrás azok számára, akik elfogadták, és hiányzó darab azok számára, akik még nem.
De ha az adatok nem biztonságosak, könnyen válhat felelősséggé ahelyett, hogy áldás lenne. Ez különösen igaz a felvételi folyamatra, ahol a jelöltek elemzése mindent megtesz. A jelöltek adatai érvényességének megőrzése és a hiteles toborzási folyamat biztosítása érdekében a jelentkezők információinak gyűjtésének és tárolásának mindig átláthatónak és egyértelműnek kell lennie.
Hiányzik az Ön jelölt adatstratégiájából az integritás?
A Research and Markets friss jelentése szerint a HR-analitikai piac 10,4 százalékkal fog növekedni 2019 és 2025 között. Bár ez a növekedés izgalmas újításokat hozhat, problémákat is okozhat. Egyes szállítók az adatelemzést övező általános hiányosságot használják fel a versenytársakkal szembeni előny fenntartására, és sok adat származik olyan külső partnerektől, amelyek a fehércímkés kapcsolatok miatt nem biztos, hogy jogosultak nyílt információk megosztására.
Figyelembe véve a rengeteg szabályozást és a megfelelési aggályokat, a HR osztályoknak el kell jutniuk – nem is beszélve az esetleges kiszivárogtatások következményeiről –, az adatbiztonság elengedhetetlen. Ennek érdekében a toborzóknak és a HR-szakembereknek, akik rendszeresen kezelik a jelöltadatokat, meg kell érteniük, hogy a jelöltek jogosan védik adataikat. Az adatok etikátlan újrahasznosítása vagy értékesítése számos problémához vezethet.
Zavart kérnek azok a vállalkozások, amelyek a megjelölt októl eltérő célra hasznosítják az adatokat (jelen esetben toborzás). Perek és pénzbírságok előtt állnak a személyes adatok illegális megosztása vagy hozzáférése miatt. A beleegyezés határon túlmenően megkérdőjelezhetetlen, ha adatról van szó, amint azt az Általános Adatvédelmi Rendelet (GDPR) értelmében Európa kettős e-mailes kommunikációja is bizonyítja.
A pereskedés és a könnyebb zsebek csupán a felszíni szintű károk, amelyeket a vállalkozások a nem biztonságos adatkezelés miatt érhetnek. Az adatokkal való visszaélés jó hírnevének károsodása szélesebb körű és hosszabb ideig tartó hatásokkal járhat. A toborzás során a jelöltek megosztják Önnel információikat azzal a szándékkal, hogy állást találjanak. Ha azt látják, hogy információikat bármi másra használják fel, az a potenciális alkalmazottak és az ügyfelek bizalmának megsértését jelenti. Ezt a bizalmat nem lesz könnyű visszaszerezni.
Ha a jelöltek nem biztosak abban, hogy Ön jóhiszeműen fogja használni az adataikat, hogyan érezhetik jól magukat, ha elvállalnak egy állást? A toborzóknak és a HR-szakembereknek szem előtt kell tartaniuk felelősségüket, amikor átlátható stratégiákat dolgoznak ki a jelöltek információinak gyűjtésére és biztonságára.
Hogyan gyűjtsünk megfelelő adatot
A Gartner tanulmánya szerint a rossz adatminőség és annak következményei (pl. rossz döntéshozatal, romlott hírnév, elszalasztott lehetőségek stb.) évente 15 millió dollárba kerülnek a vállalkozásoknak. Egyetlen vállalkozás sem engedheti meg magának, hogy rosszul kezelje az adatokat, különösen, ha a legértékesebb áruról, a tehetségről van szó. Íme néhány stratégia, amelyet a HR-esek és a toborzók használhatnak a jelölt adatok integritásának megőrzésére:
1. Valósítson meg egy átgondolt adatstratégiát
Ez adottnak tűnhet, de az átlátható adatgyűjtési stratégia egy világos folyamat kialakításával kezdődik. Ha véletlenül gyűjti és tárolja az adatokat, egyszerűen nem lesz képes megfelelően karbantartani és kezelni azokat.
Hozzon létre protokollokat a jelölt információk összegyűjtésére, tárolására és terjesztésére. Hozzon létre hasonló struktúrákat az információkat tároló rendszerekben és adatbázisokban, és fordítsa azokat toborzási betekintésekké. Minél több biztosítékot helyez a jelölt adatok köré, annál nagyobb az esély arra, hogy biztonságosak és megfelelőek maradnak.
2. Rendszeres biztonsági frissítések ütemezése
A biztonsági karbantartás minden adatstratégia fontos része. Az autó rendszeres olajcseréjéhez hasonlóan a biztonsági frissítések naprakészen tartása biztosítja, hogy a biztosítékok hatékonyan működjenek.
Magyarázza el csapatának a frissítések elvégzésének fontosságát. Győződjön meg arról, hogy a csapat tagjai telepítik a szükséges frissítéseket saját eszközeikre, és tájékoztassák őket arról, hogyan észlelhetik a potenciális biztonsági réseket, például a megkérdőjelezhető e-mail mellékleteket és a spam üzeneteket. Minél több információval rendelkeznek az alkalmazottak, annál jobban tudják kezelni a jelöltek adatait.
3. Ne hagyja figyelmen kívül a GDPR-t
Ez az európai adatvédelmi törvény világszerte felkeltette az adatokra támaszkodó vállalkozások figyelmét – ahogy kell. A jelöltek adatait gyűjtőknek komolyan kell venniük ezeket az előírásokat, függetlenül attól, hogy hol vesznek fel munkaerőt, különösen a máshol elfogadott hasonló törvények fényében, beleértve a kaliforniai fogyasztói adatvédelmi törvényt és a New York-i SHIELD törvényt.
A GDPR újradefiniálta, hogy mi a személyes adat, és hogyan felelősek értük a szállítók, és ennek megfelelően a HR-szakembereknek újra kell gondolniuk, hogyan kérik és gyűjtsék a jelölt információkat. Vállalata védelme és a jelöltek bizalmának megőrzése érdekében biztosítania kell, hogy adatgyűjtési gyakorlata megfeleljen az összes vonatkozó jogi normának.
4. Ismerje meg eladóit
A Korn Ferry jelentése szerint a cégek körülbelül 40 százaléka kiszervezi a munkaerő-felvételi folyamatainak egy részét vagy egészét. Ezek a kiszervezett szállítók viszont alvállalkozókat vonhatnak be erőfeszítéseik kiegészítésére. Mivel oly sok kéz érinti meg a jelöltek adatait, nagyon fontos, hogy a HR-szakemberek és a toborzók csak olyan szállítókkal dolgozzanak, akikben megbízhatnak.
Ismerje meg a jelenlegi és a leendő szállítói által a jelöltadatok gyűjtésére és kezelésére alkalmazott folyamatokat. Kérdezzen minden olyan érintkezési pontról, amely hatással lehet a jelölt információinak biztonságára. Végső soron tudnod kell, hova kerülnek az adatok, és milyen biztonsági problémák merülhetnek fel.
